Erstattung von Park- und Mautgebühren an Dienstnehmer?

"Unsere Dienstnehmer nutzen für Dienstreisen das eigene KFZ. Es wird vereinbart, dass anstelle des amtlichen Kilometergeldes die nachweislich entstandenen Park- und Mautgebühren erstattet werden. Wie ist dies beitrags- und steuerrechtlich zu beurteilen? Und was wäre zu beachten, wenn wir das Kilometergeld vergüten würden?"

Der Ersatz von Parkgebühren ist nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn nicht das volle amtliche Kilometergeld (für Personen- und Kombinationskraftwagen je Fahrkilometer € 0,42) ausbezahlt wird. Ist dies der Fall, kann der auf das volle amtliche Kilometergeld fehlende Betrag für den Ersatz von Park- oder Mautkosten steuer- und beitragsfrei verwendet werden.

Erhält ein Dienstnehmer das volle amtliche Kilometergeld, sind eventuell zusätzlich bezahlte Aufwendungen (wie z. B. Parkgebühren, Mauten etc.) jedoch steuer- und beitragspflichtig, da das amtliche Kilometergeld eine Pauschalabgeltung darstellt, in der sämtliche Kosten für das dienstnehmereigene Kraftfahrzeug inkludiert sind.

Anmerkung: Sind die Parkgebühren nachweislich höher als das zustehende Kilometergeld, kann der Dienstgeber diese höheren Parkgebühren anstelle des Kilometergeldes steuer- und beitragsfrei auszahlen. Diese Verrechnungsmethode hat aber für einen längeren Zeitraum (Kalenderjahr) zu erfolgen. Ein Wechsel zwischen Kilometergeldersatz und dem Ersatz von tatsächlichen Kosten je einzelner Dienstreise ist nicht zulässig (vgl. Lohnsteuerrichtlinie 712c).

(Quelle: Veröffentlichung: NÖDIS Nr. 6/10.4.2018)